Vuorovaikutuksen merkitys korostuu etätyöskentelyssä

Kaskas Media | maaliskuu 13, 2020

Me Kaskasilla uskomme, että ihmisten välistä vuorovaikutusta vaaditaan oppimiseen, päätöksentekoon ja yhteiseen ymmärryksen synnyttämiseen. Olemme keskustelun, ymmärtämisen ja kuuntelemisen puolestapuhujia. Koronavirus ajoi meidät kuitenkin tilanteeseen, jossa kasvokkaisia kohtaamisia joudutaan vähentämään. Onneksi vuorovaikutus onnistuu myös verkon välityksellä.

Vuorovaikutustilanteet jaetaan usein “niihin oikeisiin kohtaamisiin” ja “niihin virtuaalisiin tapaamisiin”. Teknologiasta huolimatta meillä on kuitenkin kaikissa tilanteissa tarve tulla kuulluksi, kokea olevamme osa porukkaa ja laukoa vitsejä asiallisen asian lomassa. Vuorovaikutuksen perusperiaatteet pätevät siis myös verkossa.

Virtuaaliset kokoukset voivat olla tehokkaita ja toimivia, mutta niissä työskentely toki eroaa jonkin verran kasvokkain tapahtuvasta kokouksesta. Keskustelu, oppiminen ja päätöksenteko sujuu, kun käytössä on oikeat välineet ja vuorovaikutustilanteita suunnitellaan huolella etukäteen.

Yhteenkuuluvutta ja oivalluksia voi syntyä myös verkon välityksellä

Ensimmäinen asia, jota organisaatioissa yleensä mietitään, on tekninen alusta, jolla tilaisuus järjestetään. Hyviä maksullisia ja maksuttomia virtuaalisia alustoja erilaisiin tarpeisiin on lukuisia. Meillä Kaskasissa on hyviä kokemuksia esimerkiksi Zoomista, Wherebysta, Hangoutsista ja Teamsista. Ideointiin olemme käyttäneet onnistuneesti Viimaa.

Virtuaalinen työskentely vaatii osallistujilta sekä vuorovaikustaitoja että tietoa eri teknologioiden vaikutuksesta viestintään. Kun käytetään sanatonta viestintää häivyttävää teknologiaa, osallistujilta vaaditaan erityistä selkeyttä ja täsmällisyyttä, kirjoitettujen ja puhuttujen äänensävyjen tunnistamisen taitoa sekä kykyä fasilitoida osallistumista.

Sekä etätyötä tekevän tiimin tai satunnaisesti etäyhteyksillä kokoustavan joukon yhteenkuuluvuuden tunnetta ja luottamusta voi vahvistaa monilla vuorovaikutuksen käytännöillä. 

Kokemus on osoittanut, että etätyöskentelyssä kannattaa huomioida ainakin nämä asiat

  • Tapaamisen alkuun varataan ylimääräinen viisi minuuttia, jonka aikana varmistetaan, että jokaisen osallistujan ääni kuuluu ja kamerat toimivat. Tarvittaessa voi järjestää myös etukäteen lyhyen testikokouksen niille, jotka eivät ole tottuneet käyttämään etätyökaluja.
  • Kokouksen, koulutuksen tai työpajan agenda tai juoksutus lähetetään osallistujille etukäteen, jotta osallistuminen ja seuraaminen onnistuu.
  • Tauot sovitaan etukäteen.
  • Esitysmateriaalien jakaminen onnistuu helposti myös etätyökaluilla.
  • Useamman hengen etäpalaverista voi tulla äänten sekamelskaa, kun sanattoman viestinnän vihjeet puheenvuorojen jakaantumisesta puuttuvat. Siksi puheenvuorojen pyytämiselle sovitaan heti aluksi joku visuaalinen merkki, esim. käden tai lapun nosto ylös tai viesti chat-keskusteluun.
  • Kaikkien osallistujien kannattaa pitää kamerat päällä, jotta läsnäolo ja sitoutuminen vahvistuu ja näemme puhujan sanattoman viestinnän.
  • Chat-toimintoa voidaan hyödyntää ideoinnissa, kommentoinnissa ja keskustelussa. Chat-viesti toimii hienosti perinteisen työpajan post-it-lapun korvaajana.
  • Puheenjohtajan on tärkeää huolehtia tilaisuuden ilmapiiristä ja varmistaa että osallistuminen on helppoa ja tasapuolista, eikä kokous muistuta passiivista podcastin kuuntelua. Siksi myös osanottajien on tärkeää huolehtia omasta ja toisten huomioimisesta, kuulemisesta ja tilan antamisesta. 
  • Virtuaalitapaamisen lopuksi on hyvä varata hetki palautteelle ja kokemusten vaihdolle, jotta seuraava kokous olisi vieläkin sujuvampi.

Ammattitaitoinen fasilitointi vie kohti yhteisiä tavoitteita

Pelkkä virtuaalisen työskentelyalustan valinta ei takaa onnistumista. Kuten kasvokkain järjestettävät työpajatkin, virtuaalinen työ pitää fasilitoida. Ideat jäävät heitoiksi ja näkemyksistä ei rakennu yhteistä ymmärrystä jos työskentelyä ei ohjata kohti yhdessä sovittua päämäärää. Vuorovaikutuksen ammattilaisen fasilitoimassa tapaamisessa osaanottajat voivat rauhassa keskittyä asiasisältöihin ja jättää päävastuun tilaisuuden etenemisestä fasilitaattorille.

Kaskasin asiantuntijat ovat valmiit suunnittelemaan ja fasilitoimaan tapaamisia ja työpajoja sekä vetämään viestinnän ja vuorovaikutuksen koulutuksia myös verkossa. Autamme mielellämme myös kehittämään verkossa tarvittavia vuorovaikutuksen taitoja.

Ota yhteyttä!

Katja Syvärinen, johtava vuorovaikutusasiantuntija, p. 050 4637673 katja@kaskasmedia.fi

Outi Huovinen, vuorovaikutusasiantuntija, p. 044 3130291, outi@kaskasmedia.fi

Kaskas Median yhteydenottolomake

 

Kuva: Kyle Smith/Unsplash

Selaa lisää