Viisi tapaa, joilla virtaviivaistaa tutkimus- ja kehityshankkeen viestintää 

Maria Ruuska | lokakuu 24, 2019

Olemme Kaskasilla auttaneet monia tutkimus- ja kehityshankkeita niiden viestinnässä. Keräsimme yhteen oppimme siitä, miten rajallisilla resursseilla voidaan viestiä hankkeesta vaikuttavasti. 

Hanke kuin hanke, ja aikaa ja käsipareja tuntuu olevan liian vähän. Aina voisi tehdä vähän enemmän, paremmin ja pitkäjänteisemmin. Kaikki tutkimus- ja kehityshankkeita tehneet tuntevat lähtötilanteen, joten voivottelu sikseen. 

Olemme Kaskas Mediassa auttaneet vuosien varrella monia tutkimushankkeita viestinnän ja vuorovaikutuksen suunnittelussa, johtamisessa ja toteutuksessa. Opeillamme tehostat hankeviestintää hakuvaiheesta loppupaketointiin. 

Oppi nro 1: Varo lupaamasta liikoja 

Kun jotain, esimerkiksi rahaa omalle hankeidealle, haluaa kovasti, syntyy kiusaus luvata  paljon – joskus liikaakin. Viestintä on aikaa vievää puuhaa ja voi niellä paljon rahaa. Kun mielesi tekee kirjoittaa hakemukseen, että teemme podcast-sarjan ja viisi videota, mieti tarkkaan kuka tekee ja millä ajalla ja rahalla.

Sekä podcastit että videot voivat olla erinomaisia viestintäkeinoja, jos on tarkkaan mietitty, miten ne vievät hankkeen viestinnällisia tavoitteita eteenpäin. Etukäteen on hyvä myös tarkentaa, miten podcastille saadaan mahdollisimman paljon kuulijoita ja videoille katselijoita. 

Moni rahoittaja onkin sanonut, että hyvä viestintäsuunnitelma on realistinen viestintäsuunnitelma. Realistinen viestintäsuunnitelma edistää hankkeen vaikuttavuustavoitetta, sen kohderyhmät on tarkkaan rajattu ja viestinnän ajoitus sekä kanavat on mietitty tarkkaan. 

Oppi nro 2: Aloita perusteellisesti  

Hankehakemuksia tehdään usein kiireellä. Kun hanke alkaa, kannattaa sen aloitukseen käyttää paljon aikaa. Kannustamme tutkimushankkeita järjestämään hankkeen alussa sisäisen dialogitilaisuuden, jonka tavoitteena on syventää tekijöiden ymmärrystä hankkeen tavoitteista ja haasteista. 

Myös hankkeessa käytetty sanasto ja käsitteet yhtenäistyvät, kun eri alojen asiantuntijat käyvät jo alussa niistä tietoisen keskustelun. Tämä säästää aikaa ja parantaa tiedonkulkua hankkeen myöhemmissä vaiheissa.

Hyvässä alkutapaamisessa käydään siis viestinnän osalta läpi esimerkiksi seuraavia asioita: 

  • Mitkä ovat koko hankkeen tavoitteet? Miten viestintä edistää niitä, eli millaisia tavoitteita viestinnälle asetetaan?
  • Mitä viestintäkanavia käytetään ja miksi? Ketkä ovat hankkeen viestinnän keskeisiä kohderyhmiä ja miksi?
  • Kuka johtaa hankkeen viestintää? Entä ketkä kaikki tekevät viestintää? Miten heitä ohjeistetaan ja ohjataan?
  • Auttaako organisaation oma viestintä hankkeen viestinnässä? Jos kyllä: miten, kuinka paljon ja keneen voi olla yhteydessä? Ostetaanko viestintää ulkopuolelta?
  • Miten ja milloin viestinnän vaikuttavuutta arvioidaan ja viestintäsuunnitelmaa päivitetään ja muutetaan tarvittaessa?

Oppi nro 3: Käytä aikaa viestien hiomiseen

Hankkeen alussa kannattaa käyttää aikaa ydinviestien hiomiseen. Hyviin ydinviesteihin kiteytyvät hankkeen tavoitteet ja se, miksi ne ovat yhteiskunnallisesti tärkeitä juuri nyt. Mihin ongelmaan hankkeessa haetaan ratkaisuja, ja miksi juuri me olemme oikeita ihmisiä ratkaisemaan ongelmaa?

Viestintä esimerkiksi mediaan päin on helpompaa, kun hankkeen pystyy kytkemään johonkin yhteiskunnalliseen keskusteluun, kuten vaikka ilmastonmuutokseen sopeutumiseen, työllisyysasteen nousuun tai kiertotalouden edistämiseen.

Kun hankkeen ydinviestit ja yhteys ympäröivään yhteiskuntaan on kerran mietitty selkeiksi, peruskuvauksia voi helposti hyödyntää hankkeen aikana erilaisissa viestintämateriaaleissa, verkkosivuilla ja somessa. 

Olen ollut tilanteessa, jossa tutkijat ennakkoon kokivat ydinviestien mietinnän ylimääräisenä työnä. Kokouksen jälkeen he kiittelivät, että yhteinen ydinviestien pohdinta auttoi heitä tutkimustyössä ja yhtenäisti hankkeen toteuttajien ymmärrystä tutkittavasta ilmiöstä.

Oppi nro 4: Etsi liittolaisia ja kirjoita Wikipediaan

Usein varsinkin isoissa tutkimushankkeissa menee aluksi paljon aikaa ja rahaa viestintäinfrastruktuurin pystytykseen. Alussa hankkeelle ideoidaan esimerkiksi visuaalista ilmettä, koodataan verkkosivua ja haalitaan sometilille seuraajia. Jos hanke on pitkä ja siinä tehdään paljon yhteistyötä eri tahojen kanssa, verkkosivu puoltaa varmasti paikkaansa. 

Somessa taas hankkeen tekijät ovat huomattavasti kiinnostavampia kuin hanketilit. Vältä siis viimeiseen asti hanketilin perustamista. Kannusta sen sijaan hankkeen asiantuntijoita twiittaamaan hankkeen asioita ja käyttämään hankenimeä hashtagina. 

Hankeviestinnässä kannattaa etsiä liittolaisia ja tarjoutua tuottamaan esimerkiksi vierasblogeja muiden organisaatioiden kanaviin ja puheenvuoroja tilaisuuksiin. Oman yleisön kasvatus on aina työlästä, ja siksi kannattaakin hyödyntää muiden kanavia ja vaikka uutiskirjeitä. Pienellä budjetilla toimivat ammatti- ja erikoismediat voivat olla hyvinkin kiitollisia laadukkaista asiantuntijakirjoituksista.

Suosittelemme aina myös oman asiantuntijuuden viemistä Wikipediaan. Se on ainoa tällä hetkellä päivittyvä tietosanakirja, ja sitä käytetään hyvin laajasti lähteenä. Miksi et linkkaisi hankkeen tuloksia sen osaksi? 

Oppi nro 5: Vältä väsähdys aktiivisella seurannalla

Viestintä tuntuu harmittavan usein ylimääräiseltä työltä, joka jää kiireessä muiden asioiden jalkoihin. Se on inhimillistä. Parhaiten viestintä sujuu mielestäni hankkeissa, joissa vastuut ja tavoitteet on määritelty selkeästi ja suunnitelmien toteutumista seurataan.

Eräässä isossa tutkimushankkeessa viestinnän ydintiimi soittaa toisilleen joka toinen viikko ja käy läpi hankkeen alussa tehtyä vuosikelloa. Kun hankkeen alussa luvattuihin asioihin palataan säännöllisesti, on moni suunnitelmista toteutunut. Säännöllisessä pikakokouksessa on syntynyt myös paljon uusia ideoita, jotka on kirjattu osaksi suunnitelmaa.

Hyvä suunnittelu ja tarkka budjetointi varmistavat sen, että hankkeen rahat ja voimat riittävät viestintään vielä silloin, kun on tuloksista viestimisen aika. On hyvä, että hanke pitää yhteyttä sidosryhmiensä kanssa koko hankkeen ajan, mutta paukkuja kannattaa säästää myös loppuun. Näin hankkeen tulokset saavat ansaitsemansa huomion ja auttavat alkuperäisten tavoitteiden mukaisesti ratkaisemaan yhteiskunnan ongelmia.

Lue lisää tavoista tehostaa hankeviestintää asiakkaamme Smart & Clean -säätiön blogista.

Tarvitseeko hankkeesi tai organisaatiosi apua hankeviestinnän suunnitteluun, johtamiseen ja toteuttamiseen? Kysy lisää palveluistamme!

Selaa lisää