Tee tapahtumastasi traditio ja muita tapahtumajärjestämisen oppeja

Miina Viljanen | kesäkuu 5, 2018

Liikutu tiedosta – päivä vaikuttava tutkimusviestintää -tapahtuma kokosi yhteen tutkijoita ja viestijöitä jo neljättä kertaa 22. toukokuuta Tieteiden talolle.

Tapahtumassa on kuultu vuosien varrella puheenvuoroja vastuullisesta tutkimusviestinnästä, yhteiskehittämisestä ja tiedeblogeista. Työpajoissa on harjoiteltu muun muassa pitchaamista, dialogin rakentamista ja poliittista osallistumista.

Tiedosta liikuttumisesta on muodostunut jo perinne, mutta itse pääsin mukaan ensimmäistä kertaa vasta tänä keväänä. Harjoittelussani Kaskas Medialla halusin oppia ennen kaikkea tapahtumatuotannosta, ja Liikutu tiedosta -tapahtumaa järjestäessä oivalsinkin paljon sellaisia tapahtumajärjestämisen oppeja, jotka haluan jakaa eteenpäin myös muille:

Anna puheenvuoro osallistujille

Jos tapahtumasi kestää kokonaisen päivän, älä istuta osallistujia aamusta iltaan luokkahuoneessa kuuntelemassa muutaman ihmisen luennointia. Liikutu tiedosta -tapahtumassa jaoimme osallistujat tänä vuonna aamupäiväksi työpajoihin, joissa jokainen pääsi halutessaan ääneen ja tuomaan oman näkökulmansa keskusteluun. Työpajat ovat monena vuonna keränneet eniten kiitosta tapahtuman jälkeen.

Älä pelästy no showta

On tavallista, että moni jättää ilmestymättä maksuttomiin tapahtumiin. Ihmiset ilmoittautuvat sen enempää miettimättä kaukaisuudessa siintäviin tilaisuuksiin, ja usein kalenteri ehtii täyttyä tapahtuman lähestyessä kiireellisemmillä asioilla, mikä on hyvin ymmärrettävää.

No showta ei kannata kuitenkaan pelästyä: moni seuraa tapahtumaa livestreamin tai sosiaalisen median välityksellä. Perumisiin voi myös varautua. Jos tapahtumasi on maksuton, sen voi huoletta ylibuukata. Kokemuksemme mukaan jopa yli kolmekymmentä prosenttia ilmoittautuneista saattaa jättää tulematta.

Ota tapahtuman sisältö osaksi markkinointia

Kaikki eivät pääse mukaan tapahtumaan, mutta viestin voi välittää jo hyvällä markkinoinnilla. Jos vain suinkin kykenet, ota sisällöntuotanto vahvaksi osaksi tapahtumaviestintää.

Kerro seuraajillesi eri somekanavissa ja uutiskirjeessäsi kattavasti, millaisia teemoja tapahtumassa käsitellään ja ketkä siellä esiintyvät. Tänä vuonna haastattelimme esimerkiksi kaikki Liikutu tiedosta -finalistit ja kerroimme heidän huikeista viestintäteoistaan jo ennen tapahtumaa. Toimiva markkinointi tuo tapahtuman niidenkin ulottuville, jotka eivät ehdi paikan päälle.

Pyri yhteistyöhön

Järjestimme Liikutu tiedosta -tapahtuman Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan kanssa yhteistyössä. Näin pääsimme oppimaan toistemme työskentelytavoista, hyödyntämään erilaisia osaamisalueita ja ennen kaikkea yhdistämään verkostomme. Haluamme pitää Liikutu tiedosta -tapahtuman ilmaisena, joten on mukavaa, että useampi taho jakaa kuluja esimerkiksi kahvitarjoiluista.

Tee tapahtumastasi traditio

Pyri luomaan toistuvia konsepteja, jotka tekevät tapahtuman järjestämisestä kerta kerralta helpompaa. Meiltä kysytään usein jo alkuvuodesta, että järjestetäänhän Liikutu tiedosta -tapahtuma uudestaan taas tänä vuonna.

Kun tekee jotakin toista (tai jo neljättä!) kertaa, perusasiat hoituvat jouhevasti ja valmiit pohjat, esimerkiksi nimilappuihin ja muihin opasteisiin, löytyvät muutamalla klikkauksella. Silloin jää enemmän aikaa syventyä sisältöjen hiomiseen ja markkinointiin. Perinne syntyy jo kahdesta kerrasta.

Kuva: Vilja Pursiainen

Selaa lisää