""

Miten tehdä hyvä viestintäsuunnitelma hankkeelle?

Mari Kiviniemi | maaliskuu 11, 2020

Saitko tutkimus- tai kehittämishankkeellesi rahoituksen? Mahtavaa!

Tämä kirjoitus on tehty avuksesi. Kerron, miten hanke- tai projektisuunnitelman pohjalta syntyy hyvä viestintäsuunnitelma. Ajatuksella tehty viestintäsuunnitelma luo rauhan tutkimiselle ja kehittämiselle ja vähentää turhaa hötkyilyä.

Käyn alla tarkemmin läpi viestintäsuunnitelman tekemisen vaiheet, mutta tässä ne ensin tiivistettynä

Muistilista viestintäsuunnitelman tekoon

  • Määrittele viestinnän tavoitteet ja keinot
  • Valitse mittarit
  • Määrittele kohde- ja sidosryhmät
  • Kiteytä hankkeen ydinviestit
  • Valitse viestintäkanavat ja -toimet
  • Ajoita oikein
  • Seuraa vaikuttavuutta

Määrittele viestinnän tavoitteet ja keino

Olet jo hankesuunnitelmassa määritellyt hankkeen tavoitteet.

Kuvitellaan, että meillä olisi alkamassa nuuskan käytön vähentämisen hanke, jonka päätavoite on: “Lisätä nuorten tietoisuutta nuuskan haitoista ja vähentää sen käyttöä.”

Tämä on hyvä tavoite, mutta se on ylätason tavoite, jonka saavuttamiseksi voisi olla monia vaihtoehtoisia keinoja. Ne pitää tarkentaa.

Nuuskan käytön vähennyshankkeemme keinoja voisivat olla vaikkapa

  • Tutkimus nuuskankäytön aloittamisen syistä
  • Tutkimukseen perustuvat ydinviestit nuorille ja opettajille
  • Nuorille suunnattu somekampanja ja nettitesti
  • Opettajille suunnattu tietopaketti verkossa

Valitse mittarit

Viestinnälliset mittarit auttavat hankkeen vaikuttavuuden seurannassa.

Varoituksen sana: viestinnässä mittareita ja dataa on tarjolla paljon ja osa niistä on turhaa hälyä. Kaikkea ei kannata mitata vaan keskittyä viestinnän vaikuttavuuden kannalta oleellisiin.

Äskeisen nuuskahankkeen viestinnällisiä mittareita voisivat olla

  • Somekampanjaan sitoutuneet
  • Nettitestin loppuun suorittaneet
  • Tietopaketin ladanneet
  • Somessa tai kasvokkain saatu palaute

Myös hankkeen rahoittajat edellyttävät seurantaa ja raportointia.

Määrittele kohde- ja sidosryhmät

Hankkeen onnistumisen kannalta yksi tärkeimpiä kysymyksiä on tunnistaa, kenelle ja kenen kanssa hanketta tehdään.

Kohderyhmiä ovat ne kenelle tai kenen takia hanketta tehdään.

Sidosryhmiä ovat ne keiden kanssa hanketta tehdään.

Kohde- ja sidosryhmät on nimetty hankesuunnitelmissa, mutta ne vaativat usein tarkentamista.

Kohderyhmien kohdalla ongelmana on monesti laajuus. Jos puhutaan vaikkapa “kasvatus- ja opetusalan ammattilaisista”, porukkaan mahtuvat niin varhaiskasvattajat, ala-asteen teknisen työn opet kuin korkeakoulujen lehtorit. Kaikkien tavoittaminen ei varmasti ole hankkeen kannalta olennaista (tai se vaatisi jättimäistä viestintäbudjettia).

Tarkentamisessa auttaa kysymys: Ketkä voivat saada hankkeessa tavoitellun muutoksen aikaan?

Kysymys on yksinkertainen, mutta se ohjaa ajatusta.

Jos esimerkiksi tekisimme verkkokurssin opettajille ja haluaisimme saada sinne paljon kävijöitä, kannattaako meidän huhuilla yksittäisiä opettajia — vai koulutoimen johtajia, jotka voivat päättää, mihin koko alueen opettajien työaikaa käytetään? Tällaisia ryhmiä kutsutaan myös portinvartijoiksi.

Sidosryhmissä yleinen ongelma on, että ne jäävät helposti nimeämisen tasolle: luetellaan suunnitelmassa 25 organisaatiota.

Näe vaivaa sidosryhmien roolin ja vuorovaikutuksen miettimiseen. Jotkut heistä ovat tiiviisti mukana hankkeessa, joillekin riittää yksisuuntaisempi tiedotus. Suunnittele, millaista vuorovaikutusta heidän kanssaan pitää syntyä ja miten siihen päästään.

Kiteytä hankkeen ydinviestit

Mitä ydinviestit ovat? Ne ovat yleensä muutaman virkkeen pituisia kiteytyksiä hankkeesta. Tekstit toimivat verkkosivuilla, esittelydioilla, hissipuheena, kivijalkatekstinä tiedotteissa ja visualisointien pohjana.

Ydinviestien muotoilussa usein käytävä vääntö paljastaa, että hankkeessa on sisäistä erimielisyyttä tärkeistä kysymyksistä. Työ yhteisymmärryksen löytämiseksi kuitenkin kannattaa, sillä ydinviestit selkeyttävät ja auttavat yhteistä tekemistä.

Mieti myös sitä, miten viesteistä saisi tarttuvia. Toimisiko visualisointi, valokuvat, tarinat, data, hypoteettinen esimerkki tai vertaus? Näytä ilmiön tärkeys, ajankohtaisuus tai kokoluokka tavalla, joka jää mieleen.

Valitse viestintäkanavat ja -toimet

Viestinnän kanavissa on tänä päivänä valinnanvaraa. On verkkosivuja, somekanavia, uutiskirjeitä, blogeja, julkaisuja, visualisointeja, tapahtumia, webinaareja, videoita, podcasteja… vaihtoehtoja piisaa! Valitse kanavat ja viestintätoimet kohderyhmien ja resurssienne mukaan. Kaikkialla ei kannata olla, muuten hankeaika tuhraantuu turhaan viestintähäsellykseen.

Monen hankkeen perusinfraan kuuluvat verkkosivut, uutiskirje, blogi ja joku somekanava.

Suosittelen käyttämään olemassa olevia kanavia, jos se on mahdollista. Jos hankesivut voi tehdä emo-organisaation sivustolle, säästyy aikaa ja rahaa.

Ajoita oikein

Tämä tilanne on melko yleinen: viestintää valmistellaan kauan, mutta kun tullaan julki, asia jää irralliseksi eikä liity mihinkään.

Sen takia mieti mihin kaikkeen hanke voi kytkeytyä. Vuodenkiertoon, politiikkaprosesseihin tai uutisiin, alan vuosittaisiin kokoontumisajoihin? Tee hankkeelle helposti päivitettävä viestintäkalenteri, joka huomioi maailman menon.

Sisällöntuotannon kalenteri helpottaa myös työnjakoa. Siinä voi sopia blogivuorot ja mistä milloinkin uutisoidaan.

Seuraa vaikuttavuutta

Seuraa viestinnän vaikuttavuutta ja muuta tarvittaessa suuntaa. Karsi kaikki mikä ei toimi ja kokeile rohkeasti uutta. Viestintäsuunnitelma saa elää.

Itse suunnitelman voi tehdä haluamaansa muotoon: moni pitää napakasta diasetistä, mutta tekstidokumentti toimii yhtä hyvin.

Tärkeintä on, ettei suunnitelma unohdu tiedostojen syövereihin.

Tuemme hankkeiden viestintää

Tähän blogiin olen listannut tärkeimmät etapit hankkeen viestintäsuunnitelman teossa. Kaikkea ei kuitenkaan aina kannata tai tarvitse tehdä yksin. Kaskas Media on tutkimus- ja kehittämishankkeiden kumppani aina hankkeen alkumetreiltä sen päättymiseen.

  • Autamme tekemään kirkkaan viestintäsuunnitelman, jonka ideoista koko hanketiimi saa kiinni.
  • Olemme avuksi viestinnän ja vuorovaikutuksen toteutuksessa, eli tuotamme erilaisia sisältöjä, kuten tekstiä, visuaalista suunnittelua, videoita, valokuvaa ja suunnittelemme kohtaamisia, kuten työpajoja tai dialogeja, sidosryhmien kanssa.
  • Luomme isoille hankekokonaisuuksille kuten säätiöille ja muille rahoittajille viestinnän linjauksia ja parannamme hankkeiden vaikuttavuutta.

Voimmeko auttaa teitä viestinnässä?

Ota yhteyttä: Yhteydenottolomake

Lue myös Maria Ruuskan blogi: Viisi tapaa, joilla virtaviivaistaa tutkimus- ja kehityshankkeen viestintää

Selaa lisää