Kuusi harhaluuloa tutkimuksen viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmista

Iina Ala-Kurikka | elokuu 1, 2018

Moni rahoittaja kaipaa hakemuksen ja tutkimussuunnitelman liitteeksi viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmaa. Sen sijaan, että jätät suunnitelman tekemisen viime tippaan, sinun kannattaa suhtautua siihen ajatustyönä, joka hyödyttää koko projektia. Purimme kuusi viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmiin liittyvää myyttiä.

Viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmalla on kaksi tavoitetta. Ensinnäkin hyvin laadittu ja perusteltu suunnitelma osoittaa rahoittajalle, että ymmärrät tutkimusaiheesi paikan ja kontekstin yhteiskunnassa. Rahoittaja näkee laadukkaasta suunnitelmasta, että osaat tehdä yhteistyötä sidosryhmien kanssa ja viestiä tavoitteellisesti. Toiseksi: viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma on dokumentti, josta on hyötyä ensisijaisesti tutkimusprojektille. Suunnitelmaan ei tarvitse kirjoittaa mitään, mikä ei tue projektisi tavoitteita.

Viestinnästä tai vuorovaikutuksesta ei suoraan palkita akateemisin meriitein, mikä on sääli. Hyvin tehty tutkimusviestintä tai hankkeen vuorovaikutus voi edistää tutkijan uraa muilla keinoilla. Näitä ovat esimerkiksi verkostojen laajeneminen ja lisääntyneet puhuja- ja yhteistyöpyynnöt. Vuorovaikutteinen ja hyvin viestitty tutkimus on paremmin tietoa tarvitsevien käytössä.

Olemme käsitelleet viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmia aiemmin. Vinkit pätevät edelleen, mutta kun viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmat yleistyvät rahoitushakemuksissa, haluamme purkaa muutamia suunnitelmia koskevia sitkeitä myyttejä.

Myytti 1: “Tutkimuksen vaikuttavuus”, “viestintä” ja “vuorovaikutus” ovat vain trendisanoja, joiden tarkoitus on kaupallistaa tieteenteko ja viedä huomio pois olennaisesta eli sivistyksestä.

Tieteen laatua arvioidaan nyt ja tulevaisuudessa akateemisin kriteerein. Vaikuttava tutkimus on hyvin tehtyä, ja laadukas tutkimustyö on kaiken pohja. Silti edes huippututkimus itsessään ei sivistä, jos kukaan ei kuule siitä. Viestintä ja vuorovaikutus ovat työkaluja vaikuttavuuden varmistamiseen.

Tutkimusprojekti voi synnyttää uusia kaupallisia innovaatioita, muuttaa asenteita tai vaikuttaa vaikkapa lainvalmisteluhankkeisiin. Tai sitten projekti voi ensisijaisesti tuottaa ja levittää uutta tietoa, eli sivistää. Tämä onnistuu kun mietit, ketkä tiedosta hyötyvät ja miten heidät tavoitetaan.

Myytti 2: Viestinnän ja vuorovaikutuksen tavoite on viestiä ja vuorovaikuttaa.

Viestintä ja vuorovaikutus ovat työkaluja, eivät itsetarkoitus. Jotta viestinnästä ja vuorovaikutuksesta on projektille hyötyä, on työkaluja käytettävä tavoitteellisesti.

Suurin osa tutkijan ajasta pitää kulua tutkimiseen, joten viestinnän ja vuorovaikutuksen toimenpiteiden on oltava tehokkaita. Hyvin laadittu suunnitelma sisältää tarkat kuvaukset viestinnän ja vuorovaikutuksen tavoitteista. Kirkkaat tavoitteet auttavat suunnittelemaan käytännön työtä eli keinoja, joilla tavoitteisiin päästään. Ne perustelevat viestintään kuluvaa työaikaa ja motivoivat tiimin jäseniä.

Viestinnän ja vuorovaikutuksen tavoitteita voivat olla esimerkiksi asenteiden muuttaminen, teknologisen ratkaisun kehittäminen yhdessä sitä tarvitsevien kanssa, paremmat poliittiset ratkaisut tai sivistäminen.

Myytti 3: Hyviä sidosryhmiä ovat esimerkiksi “päättäjät”, “suuri yleisö” ja “media”.

Ei ole olemassa ryhmää “suuri yleisö”. Jos yrität puhua kaikille, kukaan ei kuuntele.

Mitä tarkemmin pystyt määrittelemään sidosryhmät, sitä varmemmin osaat myös suunnitella kanavia, joiden avulla saat viestisi perille. Esimerkiksi päättäjiä on eri tasoilla: kunnissa, eduskunnassa ja EU-tasolla. Mieti, mikä päätöksenteon taso on relevantti sinun tutkimuksellesi. Tutkimuksesi tuottama tieto ei ole hyödyllistä kaikille poliitikoille, joten selvitä, ketkä esimerkiksi istuvat asian kannalta tärkeissä valiokunnissa. Voit jopa nimetä yksittäisiä poliitikoita tai virkamiehiä, joiden pitäisi olla tutkimuksestasi tietoisia. Myös mediaa voit ajatella yksittäisten esimerkkien tasolla. Kiinnostaisiko tutkimusaiheesi Kauppalehteä vai Me Naisia?

Myytti 4: Viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman tarkoitus on listata viestintäkanavia.

Tarkista ensin, puhutko viestinnästä vai vuorovaikutuksesta. Entä mitä rahoittaja tarkoittaa puhuessaan niistä? Viestintä on vuorovaikutusta ja vuorovaikutus on viestintää, mutta viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmissa termeillä on usein ero. Viestintäsuunnitelmassa keskitytään usein tiedottamiseen, jolla tarkoitetaan tiedon yksisuuntaista levittämistä niille, jotka ovat siitä kiinnostuneita tai joiden pitäisi olla. Vuorovaikutussuunnitelmassa korostuu kaksisuuntainen tiedon jakaminen ja yhteistyö.

Tiedon yksisuuntaisen levittämisen ja kaksisuuntaisen yhteistyön kanavat eroavat toisistaan. Projektin tavoitteista riippuen voit kirjoittaa aiheesta blogitekstin tai järjestää työpajan, johon kutsut tärkeimpiä sidosryhmiä. Kaikista tehokkainta on suunnitella viestintäkanavat sen mukaan, millaisia sidosryhmiä haluat tavoittaa ja miksi.

Viestijänä kannattaa kysyä: “Kuka hyötyy tästä tiedosta ja miten tavoitan heidät?”

Vuorovaikutusta suunnitellessa täytyy miettiä: “Kenen apua, näkemyksiä ja tietoa projektini tarvitsee ja miten voimme tehdä yhteistyötä?”

Myytti 5: Sosiaalisen median kanavien perustaminen projektille on aina tehokasta viestintää.

Uusien viestintäkanavien perustaminen on työlästä, koska niiden yleisö täytyy luoda tyhjästä. Projektin päätyttyä kukaan ei jää päivittämään sen Twitter-tiliä. Monessa projektissa omat some-kanavat ovat hyvä työkalu, mutta joissain hankkeissa on järkevämpää käyttää jo olemassa olevia kanavia. Yliopistoilla, rahoittajilla, yrityksillä ja järjestöillä on kanavia, jotka tavoittavat juuri ne ihmiset, joita sinäkin tavoittelet.

Pitkällä aikavälillä tehokkainta on perustaa tutkijana oma sosiaalisen median tili, sillä ihminen kiinnostaa aina organisaatiota enemmän. Lisäksi on hyödyllistä tulla nähdyksi aiheen asiantuntijana, ei määräaikaisen hankkeen tutkijana.

Viestintäkanavien valinnan täytyy olla perusteltua. Hyvät perustelut kumpuavat projektin tavoitteista ja sidosryhmistä, joita halutaan tavoittaa. Jos tavoite on saada näkemyksiä toimialan yrityksiltä, on lehdistötiedotteita järkevämpää käyttää aika järjestämällä yritysten edustajille työpajoja.

Myytti 6: Viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman teko on turhaa ja aikaavievää.

Viestintäsuunnitelman tekoon käytetty aika ei mene hukkaan, jos projekti saa rahoituksen. Suunnitelma auttaa sinua tutkijana hahmottamaan, millaista tietoa tutkimusprojektisi tuottaa ja mikä siinä on muille tärkeintä ja hyödyllisintä.

Käytä suunnittelun tukena esimerkiksi tätä muistilistaa:

  • Tavoitteet – Miten viestintä ja vuorovaikutus tukevat tutkimusta, sen tavoitteita tai vaikuttavuutta?
  • Sidosryhmät – Kenen täytyisi kuulla tutkimuksestasi ja miksi? Entä keitä sinun tulisi kuunnella?
  • Ydinviestit – Mitä haluat kertoa tutkimuksestasi eri sidosryhmille? Eri yleisöt ovat kiinnostuneita projektistasi eri syistä.
  • Kanavat – Millaisia kanavia sidosryhmäsi seuraavat? Mitä kautta tavoitat heidät tehokkaimmin? (Muista: voit aina kysyä heiltä!)
  • Aikataulu – Milloin viestit? Milloin vuorovaikutat? Voit sitoa aikataulun joko tutkimuksen edistymiseen tai erilaisiin tapahtumiin.
  • Vastuut – Kuka on vastuussa eri viestinnän ja vuorovaikutuksen toimenpiteistä?

Lue lisää aiheesta Kaskasin perustajan Maria Ruuskan yhdessä Demos Helsingin Iina Koskisen ja Helsingin yliopistolla työskentelevän Tanja Sunin kirjoittamasta kirjasta Tutkimuksesta toimintaan – Tieteentekijän opas viestintään ja vaikuttamiseen (Art House).

Selaa lisää